Apostila de Haia: quando sua certidão precisa ser apostilada?

Você vai morar fora do Brasil, solicitar cidadania estrangeira por descendência, casar com um estrangeiro no exterior ou precisa apresentar uma certidão brasileira em outro país? Então provavelmente já ouviu falar em "apostila de Haia". Mas o que é exatamente essa apostila, quando ela é obrigatória, como funciona no Brasil e qual é a diferença entre apostilar e legalizar um documento?

Neste artigo explicamos tudo o que você precisa saber sobre a Apostila de Haia aplicada a certidões civis brasileiras, com linguagem simples e informações práticas sobre o processo no Brasil.

O que é a Apostila de Haia?

A Apostila de Haia é um certificado padronizado, previsto pela Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961 (Convenção Suprimindo a Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros), que tem como objetivo simplificar o reconhecimento de documentos públicos entre os países signatários da convenção. Antes da Convenção, levar um documento público de um país para ser reconhecido em outro era um processo longo, caro e burocrático, que envolvia várias instâncias de autenticação.

Com a apostila, esse reconhecimento é feito por meio de um único certificado padronizado, emitido por uma autoridade competente designada pelo país de origem do documento. O país de destino, sendo também signatário da Convenção, deve aceitar o documento apostilado sem exigir qualquer autenticação adicional.

O Brasil ratificou a Convenção da Haia e a apostila passou a ser utilizada no país a partir de agosto de 2016, data em que o tratado entrou em vigor para o Brasil. Desde então, cartórios de notas em todo o país estão autorizados a emitir a apostila sobre documentos públicos brasileiros.

Quais países fazem parte da Convenção de Haia?

Mais de 120 países são membros da Convenção e, portanto, reconhecem documentos apostilados. Entre eles estão todos os países da União Europeia, Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Austrália, Japão, México, Argentina, Chile, Colômbia e muitos outros. A lista completa e atualizada está disponível no site da Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (HCCH).

Para documentos destinados a países que não fazem parte da Convenção — como alguns países da África, do Oriente Médio e da Ásia — a apostila não é suficiente. Nesses casos, é necessário o processo de legalização consular, que é mais complexo e envolve o Ministério das Relações Exteriores (MRE) e o consulado do país de destino no Brasil.

Apostila vs. legalização consular: qual é a diferença?

A apostila é um processo simplificado, realizado no Brasil em um único passo: você leva o documento ao cartório de notas autorizado e ele emite a apostila. O processo é rápido, tem custo fixo tabelado e o documento apostilado é reconhecido diretamente no país de destino.

Já a legalização consular é um processo em cadeia: o documento precisa primeiro ser autenticado pelo cartório de notas (para documentos públicos como certidões) ou por uma autoridade brasileira competente, depois passa pelo Ministério das Relações Exteriores do Brasil para autenticação da assinatura do tabelião, e por fim precisa ser apresentado ao consulado do país de destino no Brasil para a legalização final. É um processo mais lento, mais caro e com mais etapas.

A regra é simples: se o país de destino é signatário da Convenção de Haia, use a apostila. Se não é, use a legalização consular.

Quando sua certidão precisa ser apostilada?

As certidões de registro civil brasileiras precisam ser apostiladas sempre que forem utilizadas em país signatário da Convenção de Haia para fins jurídicos, administrativos ou civis. As situações mais comuns são:

• Solicitação de cidadania estrangeira por descendência (italiana, portuguesa, espanhola, alemã, etc.) — as embaixadas e consulados europeus invariavelmente exigem certidões apostiladas;
• Casamento no exterior com cônjuge estrangeiro — o cartório ou autoridade local do outro país precisa de certidão de nascimento e/ou de estado civil apostilada do cônjuge brasileiro;
• Processos de imigração e visto de residência em países europeus, EUA, Canadá, Austrália e outros — agências de imigração e autoridades locais exigem certidões apostiladas;
• Homologação de divórcio ou herança no exterior quando um dos envolvidos é brasileiro;
• Matrícula em universidade estrangeira que exige comprovação de documentos civis brasileiros;
• Adoção internacional — processo que envolve documentação civil apostilada de ambos os lados.

Onde apostilar uma certidão no Brasil?

No Brasil, os cartórios de notas (também chamados de tabelionatos de notas) são as autoridades competentes designadas para emitir a Apostila de Haia sobre documentos públicos. Qualquer cartório de notas pode apostilar uma certidão de registro civil brasileira, independentemente do estado em que foi emitida — ou seja, você pode apostilar uma certidão de nascimento emitida em São Paulo em um cartório de notas do Rio de Janeiro, por exemplo.

Além dos cartórios de notas, há também o e-Apostila, sistema online do Colégio Notarial do Brasil que permite solicitar a apostila de forma eletrônica em alguns casos. Para certidões emitidas digitalmente com assinatura eletrônica, é possível obter a apostila eletrônica sem precisar ir a um cartório presencialmente.

Prazo e custo da apostila

O prazo para emissão da apostila em cartório de notas costuma ser de 1 a 3 dias úteis para documentos físicos. Cartórios com maior estrutura podem atender no mesmo dia, especialmente para serviços expressos mediante pagamento de taxa adicional. O custo varia de acordo com a tabela de emolumentos do estado, mas em geral fica entre R$ 80 e R$ 200 por documento.

Vale lembrar que a apostila é aplicada sobre a certidão original (ou 2ª via oficial). Por isso, se você não tiver a certidão em mãos, o primeiro passo é solicitar a emissão da 2ª via — o que pode ser feito online pela CertidãoFácil — e só depois levá-la ao cartório de notas para apostilamento.

Certidão apostilada precisa de tradução?

A apostila certifica a autenticidade do documento, mas não traduz o seu conteúdo. A certidão continuará em português. Se o país de destino exigir o documento em seu idioma oficial, será necessária também uma tradução juramentada (ou tradução certificada), feita por um tradutor público inscrito na Junta Comercial do estado. A tradução juramentada é feita sobre a certidão apostilada — ou seja, o fluxo completo é: emitir a certidão → apostilar → traduzir.

Alguns países, como Itália e Portugal, costumam aceitar o documento em português sem tradução para fins de cidadania por descendência, dado que os idiomas são próximos. Mas isso varia caso a caso, e o ideal é confirmar com o consulado ou autoridade de destino se a tradução será necessária.

Dica prática: planeje com antecedência

Processos que envolvem apostila e, eventualmente, tradução juramentada tendem a ser demorados quando não planejados. Se você sabe que vai precisar de certidões apostiladas — para uma solicitação de cidadania, para se mudar para o exterior ou para um casamento fora do Brasil — comece a reunir os documentos com pelo menos 2 a 3 meses de antecedência. Isso garante tempo para solicitar a 2ª via das certidões, apostilá-las e providenciar a tradução se necessário, sem correr contra o relógio.